Miten leanistä tuttu poka-yoke helpottaa sinun, minun ja Jaanan arkea ja missä se näkyy?
Poka-yoke on japaninkielinen termi, joka tarkoittaa virheiden mahdollisuuden minimoimista.
Menetelmää käytetään paljon lean-kehityksessä ja -ajattelussa. Aiemmin siitä käytettiin termiä baka-yoke, joka tarkoittaa kirjaimellisemmin idioottivarmaa, mutta se kuulosti joidenkin korvaan liian rajulta, joten ilmaisua lievennettiin. Mitä poka-yoke sitten käytännössä on ja mihin sitä tarvitsemme?
Alkuun pieni kertaus siitä, mitä lean on. Se on tuotanto- tai palveluprosessien tehostamiseen liittyvä ajatus- ja toimintamalli, jossa pyritään muun muassa poistamaan prosessista kaikki turha, tarpeeton ja vahingollinen. Onnistunut lean-toiminta on jatkuvaa, eikä niinkään yksittäisiä lean-projekteja. Organisaation ajatusmaailmaan ja toimintamalleihin täytyy kuulua jatkuvan kehittämisen tahtotila. Tärkeää on myös viestiä kattavasti, eli ohjeistaa henkilökunta toimimaan oikein — eikä vain ohjeistaa, vaan ottaa henkilökunta mukaan koko jatkuvaan prosessiin ja valtuuttaa työntekijät toimimaan itsenäisesti arjen toiminnoissa ilman tarpeetonta valvontaa ja käskyttämistä.
No niin, hengitys sisään, ja asiaan. Poka-yoke on osa kaikkea tätä lean-toimintaa. Tekemällä jokapäiväisistä perusasioista ”idioottivarmoja” vältytään turhilta viivästyksiltä ja jopa pienennetään onnettomuusriskiä. Miten? Minkälaisia ihmeellisiä ”poka-yokeja” löytyy silmiemme edestä ja kaikkialta muualta? Katsotaanpa kuvitteellisen ihmisen, Jaanan, kuvitteellista arkipäivää.
Poka-yoke arjessamme
Jaana herää puhelimensa herätyskellon soittoon ja, yhä enimmiltä osin unessa, näprää sen jotenkin pois päältä. Yhdeksän minuuttia myöhemmin kello herättää takaisin unten maille painuneen Jaanan uudestaan, koska epämääräinen räpeltäminen oli aktivoinut torkkutoiminnon: poka-yoke. Jaana kömpii portaat alas keittiöön ja laittaa kahvin tippumaan. Malttamaton ja väsynyt Jaana nappaa pannun kesken tippumisen ja ottaa ensimmäisen puolikkaan kupillisensa kahvia. Tippalukko estää kahvia valumasta pöydälle: poka-yoke. Jaana ottaa vielä vitamiini- ja ehkäisypillerinsä lääkeannostelijasta, jossa jokaiselle päivälle on oma lokeronsa: poka-yoke.
Juotuaan kahvinsa Jaana lähtee lenkille. Hän hakee kuivausrummusta verkkarit, joiden kiristysnauha on taas melkein vetäytynyt housujen sisään. Onneksi nauhan päässä on pieni solmu, joka estää nauhaa katoamasta housujen sisään ikuisiksi ajoiksi: poka-yoke. Edellisiltana Jaana oli laittanut pesukone-kuivurinsa yöksi pyörimään, mutta sänkyyn päästyään havahtunut kodinhoitohuoneesta kuuluvaan piipitykseen; Hän oli unohtanut kääntää vesihanan auki eikä pesukone suostunut käynnistymään: poka-yoke (yhdistettynä kanban- ja jidoka-elementteihin: varoitusääni ja ihmiskosketusta vaativa automaatio).
Lenkin jälkeen Jaana päättää suihkun sijaan ottaa rentouttavan kylvyn, koska töihin ei ole vielä mikään kiire. Jaana kääntää ammeen vesihanan auki ja tyhjentää sillä aikaa vaatteet kuivausrummusta. Amme täyttyykin yllättävän nopeasti ja kun Jaana sammuttaa hanan, on vettä valunut jo pitkään ammeen ylivuotoaukosta viemäriin sen sijaan, että se olisi tulvinut lattialle ja aiheuttanut vesivahingon: poka-yoke.
Sitten on vihdoin aika lähteä töihin. Jaana on pukeutunut ja lompsii autolle. Kiireessä hän unohtaa turvavyön, mutta onneksi auto alkaa pitää ärsyttävää ääntä, kunnes Jaana saa vyönsä laitettua kiinni: poka-yoke (jälleen kanban-elementillä eli varoitusäänellä). Jaana huomaa kojelaudan ilmaisimesta, että bensa on loppumassa (myös kanban, eli merkkivalo), joten hän ajaa lähimmälle huoltoasemalle. Jaana on juuri vaihtanut dieselkäyttöisestä autosta bensa-autoon ja vanhasta muistista nappaa dieselpistoolin ja yrittää laittaa sen tankin aukkoon. Dieselpistooli on kuitenkin erimuotoinen kuin bensatankin suuaukko, joten pistooli ei mene sisään ja Jaana välttyy viivästyksiltä ja korjaamoreissulta: poka-yoke.
Jaana pääsee vihdoin työpaikalleen ja kaivaa läppärin laukustaan. Hän yhdistää hiiren ja näppäimistön koneensa USB-portteihin, näytön vanhalla VGA-kaapelilla ja ottaa vielä yhteyden organisaation verkkoon ethernet-piuhalla. Jokainen kaapeli sujahtaa helposti omaan porttiinsa ja kaikki toimii: poka-yoke. Erimuotoiset kaapelin päät ja yhteensopivat portit varmistavat, ettei niitä voi kytkeä väärin.
Jaanan assistentti tuo Jaanalle päivän postin, jossa on vihdoinkin kauan odotettu uusi SIM-kortti. Jaana kaivaa puhelimestaan vanhan kortin pois ja sujauttaa näppärästi uuden paikoilleen. Se menee saman tien oikein päin, koska SIM-kortin yksi kulma poikkeaa muista eikä sitä saa laitettua puhelimeen väärällä tavalla: poka-yoke. Posti oli tuonut myös laskun ikkunallisessa kirjekuoressa, jonka avulla lähettäjä voi varmistaa, ettei kirjekuoren osoite ja sisällä olevan laskun toivottu vastaanottaja eroa toisistaan: poka-yoke.
Poka-yokesta yleisemmin
Jätetään Jaana jatkamaan työpäiväänsä omissa oloissaan. Vaikuttaa siltä, että oma keskittymisrauha tekee hänelle tänään erityisen hyvää. Vilkaistaan sen sijaan vielä vähän poka-yokeen teoriatasolla.
Voiko poka-yoken avulla poistaa virheet kokonaan? Ei, ei tietenkään voi. Ihmiset tekevät virheitä luonnostaan ja se kuuluu elämään. Poka-yoke auttaa kuitenkin välttämään suuria ja kohtalokkaita, ja varsinkin usein toistuvia virheitä. Virheiden välttämisessä avainroolissa työelämässä ovat henkilökunnan kouluttaminen ja kokemuksen karttuminen. Poka-yokeja voi hyödyntää esimerkiksi Six Sigma -projektien kehitys-, kontrollointi-, määritys- ja mittausvaiheessa, ja projektien ulkopuolella itsenäisesti melkeinpä missä tahansa.
Poka-yoken on kehittänyt japanilainen insinööri Shigeo Shingo (1909–1990), joka toi Toyotan tuotantojärjestelmää (Toyota Production System, TPS) tunnetuksi kirjoittamansa kirjan avulla paremmin lännessä kuin Japanissa. Shingon kirjallisuutta käännettiin laajemmaltikin englanniksi.
Tässä artikkelissa on käytetty lähteenä ensisijaisesti Lean Management Training and Lean Specialist Certification -verkkokurssia (AIGPE), mutta mahdollisista virheistä tekstissäni ei voi syyttää lähteitä. Kerrothan, jos bongaat virheen tai epätarkkuuden, niin korjaan sen.
